a. Web Based E-mail
Web based e-mail adalah
layanan e-mail yang basis aksesnya adalah dalam bentuk halaman web. Jika ingin
mengakses, memeriksa atau mengirim e-mail, maka harus masuk ke situs web
penyedia layanan e-mail dimaksud. Tidak ada jalan lain untuk mengakses e-mail
kecuali dengan cara tersebut.
Protokol yang digunakan sama dengan web yaitu
protokol http (hypertext transfer protocol) Akses e-mail menggunakan browser
internet seperti Internet Explorer, Mozilla FireFox, Opera dan lain-lain.
Kelebihan :
- Karena beroperasi di
halaman situs web, maka fungsi e-mail dapat diakses dari berbagai tempat
sepanjang dapat terkoneksi dengan internet.
- Tidak memerlukan mail
client karena dapat berinteraksi dengan layanan tersebut langsung dari
situs web.
Kekurangan :
- Pada saat mengakses
akun e-mail, koneksi tidak boleh terputus.
- E-mail sulit
diarsipkan, karena tersimpan di server penyedia layanan e-mail.
- Jika server mengalami
masalah, ada kemungkinan e-mail dan bahkan akun e-mail dapat hilang begitu
saja.
Kapasitas:
Besarnya
media penyimpanan yang digunakan terbatas, tergantung penyedia layanan e- mail
tersebut.
b. IMAP
IMAP (Internet Message
Access Protokol) merupakan sebuah protokol yang dirancang agar user dapat
mengakses e-mail pada mailbox serta dapat berinteraksi dengan mail server. Port
yang digunakan oleh protokol ini dalam TCP/IP adalah port nomor 143. IMAP menggunakan
koneksi yang terus-menerus ke server. Begitu ada email masuk, kamu akan segera
melihatnya di email client. Berbeda dengan POP3 yang memeriksa email dalam
interval waktu yang ditentukan. Email yang masuk sangat cepat masuk ke client
kamu, seringkali lebih cepat daripada di web interface sendiri. Hampir seperti
Blackberry! Namun kamu harus punya koneksi internet yang cukup baik untuk
menggunakan IMAP.
Apa yang kamu lihat di inbox email kamu, itu pula
yang kamu lihat di email client. Bahkan jika kamu menggunakan 10 email client,
di web interface, desktop, notebook, ponsel, dsb, semua akan memperlihatkan
email yang sama. Jika kamu menggunakan banyak device untuk mengakses email,
IMAP merupakan pilihan yang lebih baik dari POP3.
Kelebihan :
- Dengan IMAP, user
dapat membuat, mengubah dan menghapus folder yang ada di server.
- E-mail baru akan
didownload dari server jika user ingin membacanya, sehingga e-mail juga
dapat diakses dari tempat lain.
Kekurangan :
- Server layanan e-mail
memerlukan kapasitas resource yang agak tinggi.
c. POP3
POP (Post Office Protocol)
merupakan protokol yang digunakan untuk mengambil pesan dari mailbox pada
komputer server dan menyimpannya pada komputer lokal pengguna POP3. Server
menggunakan port 110 pada TCP/IP. POP saat ini sudah memasuki versi 3, sehingga
lebih dikenal dengan nama POP3 (Post Office Protocol version 3). Dengan
menggunakan POP3, maka email dapat diambil dari server dan disimpan di email
client (seperti Outlook Expres, Eudora, dan The Bat), Jika ada client yang akan
menggunakan layanan server, maka koneksi antara keduanya dilangsungkan. Setelah
terkoneksikan, server POP3 akan memberikan sebuah pesan sambutan yang kemudian
dilanjutkan pada tahap berikutnya yaitu tahapan otorisasi, dimana client harus
mengidentifikasikan dirinya ke server POP3 dengan mengirimkan user id dan
password.
POP3 mengambil e-mail dari server dengan satu kali
koneksi. Artinya pada saat kita ingin membaca e-mail maka kita harus melakukan
proses sinkronisasi di aplikasi e-mail client sehingga semua e-mail akan
ditarik ke komputer lokal pada saat terjadi koneksi internet ke server.
Kelebihan :
- Kelebihan utama POP
mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak harus
terkoneksi ke internet).
- Melalui e-mail
berbasis POP3 akses internet pada saat mengirim dan menerima dapat
dikurangi.
- E-mail berbasis POP3
lambat.
- Lebih mudah dalam
pengarsipan, karena e-mail disimpan di komputer pengguna
- Hanya dapat dibuka
dari komputer pemakai saja.
Kekurangan :
- Harus menggunakan
e-mail client seperti Outlook Express, Eudora Mail, Mutt, dan lain-lain.
- Hanya dapat mengakses
e-mail dari komputer yang terinstal e-mail client, tidak bisa mengecek
e-mail Kamu dari sembarang tempat.
Kapasitas :
Besarnya media penyimpanan yang dapat digunakan
untuk menampung e-mail dapat tak terbatas, tergantung besarnya kapasitas pada
komputer lokal.
RINGKASAN PERBEDAAN POP3 dan IMAP
|
KETERANGAN
|
POP3
|
IMAP
|
|
Email dapat ditinggalkan
di Server
|
Setting “leave message”
harus diaktifkan
|
Otomatis
|
|
Email beserta
attachment-nya langsung di download ke local PC
|
Otomatis
|
Setting “Download all
header and attachment” harus diaktifkan
|
|
Folder yang dibuat di
Outlook otomatis muncul di Webmail dan sebaliknya
|
Tidak
|
Ya
|
|
Membaca email baru
|
Cepat
|
Ada delay sekitar 1-5
detik
|
|
Rule/Filter yang dibuat
di Outlook otomatis berlaku di Webmail
|
Tidak
|
Hanya rule dari Webmail
yang berlaku untuk Outlook
|
|
Email Backup
|
Backup email harus
dilakukan manual kecuali setting “leave message on server” diaktifkan
|
Backup email otomatis
dilakukan di server
|
|
Delete email
|
Email yang dihapus
langsung masuk ke “Deleted Folder”
|
Email yang dihapus akan
ditandai berupa garis coret pada header nya. Untuk menghapus secara permanent
maka lakukan “Purge Deleted Messages”
|
Dari perbandingan di atas
jelaslah bahwa perbedaan yang paling signifikan antara IMAP dan POP3 adalah
kemampuan IMAP untuk melakukan sinkronisi Folder dan Rule terhadap Webmail.
Jika kamu adalah orang yang suka traveling dan
membuka email tidak selalu dengan notebook kamu (mungkin meminjam notebook
teman) maka IMAP adalah pilihan yang tepat (meskipun demikian kamu harus
perhatikan masalah delay dan penghapusan email secara permanent yang memerlukan
perintah “Purge Deleted Messages”). Kemampuan IMAP dalam hal membuat
Rule/Filter langsung di server sangat membantu traveling-user dalam
mengorganisasikan emailnya. Jika kamu tidak memerlukan fitur IMAP tersebut,
maka POP3 adalah pilihan yang tepat.
Jika kamu lebih banyak menggunakan notebook sendiri
maka pilihlah POP3 sebab lebih cepat dibandingkan IMAP dan lebih enak untuk
membaca email ketika kamu offline.
C. Cara Mengecek , Mengirim, Membalas email
Ø Cara mengakses/membuka account gmail :
1. Pada URL web browser ketik
gmail (tekan ctrl+enter) [ ini trik cara cepat buka situs dengan extention
.com]
2. Masukkan account gmail anda
(boleh hanya nama atau lengkap nama.anda@gmail.com) masukkan password nya
Tips : jika computer yang anda pakai adalah milik pribadi maka anda bisa member
tanda cek list untuk menyimpan password anda secara otomatis,setiap kali kamu
mebuka gmail, tidak perlu mengetikkan password.Tapi jika anda membuka email di
tempat umum/warnet, jangan sekali-kali mencek tanda ini, karena orang lain bisa
membuka email anda, karena browser menyimpan password anda.
3. Tekan tombol sign in.
Ø Cara mengirim e-mail :
Setelah kamu masuk ke account gmail, kamu bisa mengirim mail surat ke
teman/rekan kamu, caranya
1. Pada halaman email klik
Compose mail di sebelah kiri atas, Masukkan alamat email tujuan kamu, jika
lebih dari satu maka dapat dipisahkan dengan tanda , (koma). Contoh :
kawan1@gmail.com , teman2@yahoo.co.id, boss@hotmail.com .
Tips : kamu bisa sekaligus mengirimkan cc (copy carbon) ke alamat email yang
lain atau bcc (black copy carbon) [ bcc : penerima email utama tidak mengetahui
bahwa anda mengirim email ke alamat yang di bcc]
2. Tulis subject judul mail
anda, kemudian tulis pesan yang akan kamu sampaikan.
3. Jika kamu akan melampirkan
file lainnya (seperti file gambar,docukumen lain) klik attach a file, dibawah
kotak judul atas.
4. Setelah pesan dan lampiran
selesai tekan tombol send. ( Tips : jika kamu belum selesai menulis, kamu bisa
menyimpan dahulu sebelum terkirim : tekan save,maka mail kamu tersimpan di
draft, dan bisa kamu edit kembali di lain waktu. jika kamu tidak jadi / salah
menulis mail bisa kamu hapus , tekan discard)
5. Tunggu berapa saat, jika
keluar pemberitahuan mail anda telah terkirim, berarti anda telah berhasil
mengirimkan email. Bisa anda cek di bagian send.
Ø Cara membalas dan
meneruskan mail yang anda terima
1. Lihat mail yang anda terima
di inbox, klik mail tsb untuk membukanya,setelah anda baca, jika anda akan
membalas maka ketik balas
2. Jika anda hanya ingin
meneruskan mail tersebut ke teman anda ketik forward dan masukkan alamat email
tujuan. Tips : jika email yang kamu terima ada lampiran (attachment) dan kamu
ingin memforward email tanpa lampiran, kamu bisa menghilangkan tanda (V)
checklist pada file attachment.
D.
Istilah – istilah di email
1. To : adalah tujuan dimana
kita akan mengirimkan email kita.
2. CC : adalah alamat
tembusan, kepada siapa email itu dikirimkan sebagai tembusan dan setiap
penerima pada CC, mengetahui kepada siapa saja email ini dikirimkan
3. BCC : adalah kebalikan dari
CC, namun tiap penerima email pada BCC satu sama lain tidak mengetahui kepada
siapa saja email ini dikirimkan.
4. Reply / Replay all :
istilah untuk membalas email, all berarti membalas kepada semuanya termasuk
alamat yang berada pada CC
5. Fordward : meneruskan email
tersebut kepada alamat email lain tanpa menyertakan email pengirim terdahulu
6. Attachment : adalah
lampiran dalam email, berupa file doc, rar, jpg, dll
7. Inbox, Outbox, dll : adalah
sebuah folder dalam email client
8. Receive, Ceck Mail : adalah
fungsi untuk menarik email dari server
Dan di bawah ini adalah istilah2 yang biasanya dalam setingan sebuah program
email client :
·
Account :
adalah akun, yach bisa dibilang identitas
·
Incoming
: adalah jalur akses terima sebuah email (POP3, IMAP)
·
Outgoing
: adalah jalur akses untuk keluarnya sebuah email (SMTP)
·
SSL :
secure jalur keamanan port, baik smtp maupun pop.
E. Etika Penulisan Email
Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menulis
email:
1.
Perhatikan siapa yang akan menerima email ini.
Menulis email ke teman tentu berbeda dengan menulis email ke client atau ke
atasan atau pada orang yang belum dikenal. Selalu lebih aman menggunakan bahasa
Indonesia yang baik dan benar, hindari bahasa chatting/sms seperti: ga, kalo,
dst. Kecuali jika Anda benar-benar yakin yang menerima email Anda tidak
bermasalah dengan istilah tersebut.
2. Gunakan salam, ada beberapa cara:
a. Assalamualaikum, (jika kita
yakin yang menerimanya adalah muslim)
b. Yth Pak Fulan, (ini yang paling formal)
c. Pak Fulan ysh, (formal
juga)
d. dh, (cara paling singkat, dh=dengan hormat)
e. Pak Fulan,
3. Jangan pelit menggunakan
kata-kata: “tolong”, “terimakasih”.
4. Gunakan emoticon jika perlu
untuk mencegah salah paham.
5. Perhatikan penggunaan tanda
seru (perintah) dan KATA DENGAN HURUF KAPITAL (berteriak).
6. Sebelum mengirim, baca
ulang untuk mengecek.
F. Mailing Lish
Milis (bahasa Inggris:
mailing list) adalah grup diskusi di Internet di mana setiap orang bisa
berlangganan dan berikutserta didalamnya. Anggota milis dapat membaca surat
dari orang lain dan kemudian mengirimkan balasannya. Secara sederhana, milis
adalah sebuah daftar alamat surat elektronik yang mempunyai
kesukaan/kepentingan yang sama.
Saat seseorang mengirimkan surat yang kemudian dikirimkan ke semua orang yang
terdapat di dalam daftar, penerima pesan memiliki kebebasan untuk membalas
topik diskusi tersebut atau tidak.
Setiap kali ada orang membalas sebuah surat, surat tersebut disalurkan ke
setiap kotak surat masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Semua
proses ini diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager
(MLM’s) atau Mail Servers.
Berdasarkan topik diskusi, milis ada bermacam-macam. Ada milis umum, ada milis
yang membahas bidang ilmu tertentu (misalnya Teknologi Informasi), ada senarai
yang membahas masalah agama, dan sebagainya.
Penyedia layanan milis yang dikenal luas antara lain adalah yahoogroups.com dan
googlegroups.com.
Daftar untuk penggunaan milis dapat disebut sebagai daftar distribusi. Dalam
milis yang legal atau tidak bermuatan spam, individu dapat berlangganan atau
berhenti berlangganan sendiri.
-Sejarah
Diskusi dan interaksi antarmanusia dapat dilakukan melalui jaringan Internet.
Salah satu media yang paling sederhana untuk melakukan diskusi adalah e-mail
menggunakan jasa mailing list server yang dapat menampung ribuan orang dalam
berdiskusi melalui e-mail sekaligus.
Pada tahun 1987-1988, ketika Internet masih belum berkembang seperti sekarang
ini, sekelompok kecil mahasiswa Indonesia di Berkeley, California, Amerika
Serikat membentuk mailing list Indonesia yang pertama[rujukan?] dengan alamat
e-mail indonesians@janus.berkeley.edu.
Berawal dari milis pertama di Janus diskusi-diskusi antar teman-teman mahasiswa
Indonesia diluar negeri pemikiran alternatif berserta kesadaran masyarakat
ditumbuhkan. Pola milis ini ternyata terus berkembang dari sebuah milis
legendaris di janus, akhirnya menjadi sangat banyak sekali milis Indonesia
terutama di host oleh server di ITB & egroups.com. Milis ini akhirnya
menjadi salah satu sarana yang sangat strategis dalam pembangunan komunitas di
Internet Indonesia.
Persatuan komunitas pelajar dan mahasiswa Indonesia di luar negeri terbentuk
dengan adanya fasilitas diskusi maya ini. Awal diskusi sangat membangun dan
berjiwa nasionalis. Tema-tema yang diangkat lebih banyak mengenai dialog
antarumat beragama.
Ø Beberapa Jenis Milis di
Indonesia
Di samping mailing list bertema keagamaan, juga banyak terbentuk mailing list
Indonesia yang sifatnya keilmuan seperti:
1. pau-mikro@ee.umanitoba.ca – yang di kemudian hari menjadi mailing list awal
para hacker (peretas) Indonesia.
2. ids@listserv.syr.edu – jaringan kajian pembangunan Indonesia.
Dengan adanya Internet di Indonesia pada tahun
1993-1994 dan kepulangan para mahasiswa yang belajar di luar negeri ke
Indonesia, mailing list Indonesia secara bertahap terbentuk di Indonesia. Dua
buah komputer Pentium II di Institut Teknologi Bandung (ITB) yang merupakan
sumbangan Alumni Institut Teknologi Bandung telah menyumbangkan banyak jasanya
untuk pembentukan awal komunitas maya Indonesia sehingga jumlahnya mencapai
ratusan mailing list. Beberapa mailing list yang bertahan di ITB sampai hari
ini adalah itb@itb.ac.id dan dosen@itb.ac.id.
Sebagian besar mailing list di atas telah menjadi sejarah. Keberadaan dan arsip
banyak mailing list Indonesia di masa lalu dulu dapat dilihat di
* http://www.umanitoba.ca/indonesian/milis.html, atau
* http://www.airland.com/id/komputer/milis.html.
Pada hari ini, forum komunitas maya Indonesia lebih banyak bertumpu pada
fasilitas gratis yang diberikan oleh yahoogroups.com yang dapat diakses di
http://groups.yahoo.com/ dan Google pada mesin http://groups.google.com/. Di
Indonesia jasa diskusi mailing list gratis dilakukan oleh mesin http://groups.or.id/
yang diletakan di Internet Service Provider CBN.
Ø Cara Menggunakan Milis :
1. Mendaftar pada group yang
diminati, biasanya terdapat pada yahoogroups.com. Pada tahap ini anggota baru
akan diminta mengisi database agar informasi dari semua anggota terangkum
dengan rapi.
2. Mengirim pesan ke milis
jika ada sesuatu yang ingin disampaikan seperti info lomba, berita kesehatan,
dan lain-lain. Setiap anggota milis berhak menulis apa saja di milis asalkan
berita tersebut akurat.
sangat membantu anda berlangganan dengan orang lain.
Ø
Kegunaan
Milis :
Melalui milis, dapat diketahui beragam informasi, mulai dari lowongan
pekerjaan, lowongan magang, hingga berita-berita terbaru mengenai suatu isu
yang sedang hangat diperbincangkan.
Ø Ciri Khas Milis :
Milis dapat dikatakan mirip dengan forum internet karena sama-sama merupakan
situs perkumpulan suatu kelompok dengan ketertarikan yang sama. Perbedaan milis
dengan forum internet terletak pada adanya notifikasi yang didapat anggota
milis pada email mereka masing-masing. Anggota milis dapat memilih apakah ia
ingin setiap tulisan terbaru di milis masuk ke dalam notifikasi email mereka
atau tidak.
Sebuah ”mailing list” hanyalah merupakan daftar dari alamat ”e-mail” orang yang
tertarik pada subjek yang sama, adalah anggota dari kelompok kerja yang sama,
atau yang mengambil kelas bersama-sama. Ketika seorang anggota daftar mengirim
catatan ke grup alamat khusus, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar.
Kunci keuntungan dari milis atas hal-hal seperti diskusi berbasis web adalah
bahwa sebagai pesan baru akan tersedia mereka segera disampaikan kepada para
peserta ’kotak surat’.
Sebagian besar anggota milis merasa info-info dari milis tersebut hanya dapat
memenuhi muatan email sehingga banyak yang memilih untuk tidak mendapatan
notifikasi dari setiap info terbaru dari milis. Padahal, tidak semua orang
sempat mengecek pembicaraan terbaru di milis sehingga notifikasi di email
sebetulnya mempermudah anggota suatu milis agar mereka tak ketinggalan satu
info pun.
Ø Macam-Macam Milis :
Ada dua macam pengertian jenis milis.
1.
Sebagai
daftar pengumuman, di mana sebuah “mailing list” yang digunakan banyak orang
sebagai penerima untuk buletin, majalah atau iklan. Secara tradisional, hal ini
dilakukan melalui sistem pos, tetapi dengan munculnya e-mail, milis elektronik
menjadi populer.
2.
Sebagai
sarana yang memungkinkan anggota untuk melakukan meng-unduh dan memuat data
yang didapat kemudian disiarkan ke semua anggota milis lain. Kategori kedua ini
biasanya dikenal sebagai daftar diskusi.
Ø Listwashing
Listwashing (pembersihan data) merupakan sebuah proses di mana data individu
dalam entri milis dihapus. entri data yang dihapus ini biasanya berisi alamat
e-mail atau nomor telepon dari orang-orang yang belum secara sah mendaftar dalam
milis tersebut. Sebuah entri dihapus dari daftar setelah keluhan diterima. Hal
ini dilakukan karena seringkali ada e-mail berisi spam atau info-info yang
dianggap tidak penting oleh orang yang mengajukan keluhan. Semua e-mail
tersebut memenuhi kotak masuk (inbox) orang tersebut sehingga ia merasa
terganggu dan merasa berhak meminta agar semua e-mail tersebut tidak dimasukkan
lagi ke dalam milis.
-Kelebihan
1. Semua anggota di suatu milis dapat menerima informasi-informasi yang hanya
disiarkan di milis tersebtu karena ketika seorang anggota di dalam daftar
mengirim catatan ke grup tersebut, e-mail akan disiarkan ke semua anggota
daftar.
2. Para anggota milis akan selalu merasa terkinikan (up-to-date) dengan adanya
diskusi berbasis web ini, yang membuat setiap berita yang masuk ke dalam milis
menjadi pesan baru di setiap inbox anggotanya.
-Kekurangan
1. Milis kurang praktis untuk beberapa hal. Misalnya, setiap e-mail yang
terkirim ke milis akan terkirim juga ke alamat e-mail pengirim. Apabila
seseorang jarang membacanya, maka inbox e-mail yang bersangkutan akan penuh
terisi milis. Padahal, kapasitas email sangat terbatas. Full inbox juga dapat
membuat pesan-pesan non-milis terselip, sehingga tidak terbaca. Padahal, pesan
tersebut bisa jadi sangat penting.
2. Milis tidak bersifat interaktif untuk diskusi karena seseorang tidak dapat
menggolongkan pesan berdasarkan temanya. Misalnya, untuk komunikasi internal
sebuah organisasi, seseorang memerlukan semacam direktori, sehingga wacana atau
informasi untuk bidang hubungan kemasyarakatan (humas) tidak bercampur dengan
kesekretariatan. Atau agenda-agenda yang menjadi program humas dapat dibahas
lebih terperinci.
3. Milis merepotkan pengguna jika harus me-reply (menjawab) suatu pesan karena
harus menyertakan pesan sebelumnya yang telah di-reply. Jika tidak, sulit bagi
orang lain untuk mengetahui pesan mana yang sedang seseorang respons. Karena
saat ini pengguna milis terpusat pada jasa yahoogroups.com, pengaksesan menjadi
sangat lambat. Banyak lebar pita internasional tersedot karena hal tersebut.
